Protecția și prelucrarea datelor cu caracter personal

Preambul

Prin prezenta politică se stabilește cadrul organizatoric privind prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal.

Scopul acestei politici este acela de a asigura nivelul constant ridicat al protecției datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate, în cadrul Germina Agribusiness S.A.

La baza adoptării acestei Politici stau următoarele 6 principii:

transparență cu privire la gestionarea și utilizarea datelor cu caracter personal;
limitarea procesării datelor cu caracter personallascopurile specificate, legitime;
limitarea colectării și stocării datelor cu caracter personalla scopurile declarate;
oferirea posibilității persoanelor vizate de a corecta sau solicită ștergerea datelor cu caracter personal;
limitarea stocării datelor cu caracter personal doar la perioada necesară atingerii scopului declarat;
asigurarea protecției datelor cu caracter personal prin practici de securitate adecvate.

Germina Agribusiness S.A. prelucrează, prin mijloace manuale și automatizate, date cu caracter personal în scopul organizării desfășurării relațiilor de muncă, îndeplinirii obiectului de activitate, în baza Registrului Acționarilor primit de la Depozitarul Central, fără a prejudicia drepturile și libertățile persoanelor vizate precum și confidențialitatea și securitatea datelor prelucrate.

Datele cu caracter personal sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar pentru scopurile în care sunt prelucrate.

Datele cu caracter personal sunt prelucrate astfel încât să asigure în mod adecvat securitatea și confidențialitatea acestora, inclusiv în scopul prevenirii accesului neautorizat la acestea sau utilizarea neautorizată a datelor cu caracter personal și a echipamentului utilizat pentru prelucrare.

Prelucrarea este considerată legală în cazul în care este necesară în cadrul unui contract sau în vederea încheierii unui contract.

Germina Agribusiness S.A. ia măsurile necesare pentru asigurarea în permanentă a corectitudinii datelor cu caracter personal, iar acolo unde este necesar, păstrarea acestora în formă actualizată.

Germina Agribusiness S.A. ia măsurile necesare și pentru a se asigura că datele incorecte sau incomplete sunt șterse sau corectate.

Datele cu caracter personal vor fi corespunzătoare, adecvate și neexcesive prin raportare la scopul pentru care au fost folosite.

Datele vor fi colectate numai în scopurile mai sus stabilite, bine definite și legitime, în baza unei solicitări relevante și sunt prelucrate numai conform acestor scopuri.

Datele cu caracter personal sunt păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate numai pe parcursul perioadei cât sunt necesare, în scopul pentru care acestea au fost colectate sau pentru care urmează a fi prelucrate.

Prelucrarea datelor cu caracter personal de către Germina Agribusiness S.A. se bazează și pe interesul legitim de a proteja aceste date.

I. DEFINIȚII

„Date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoană vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

„Consimțământ” al persoanei vizate înseamnă orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate;

„Destinatar” înseamnă persoană fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism căreia (căruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terță. Cu toate acestea, autoritățile publice cărora li se pot comunica date cu caracter personal în cadrul unei anumite anchete, în conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern, nu sunt considerate destinatari.

Prelucrarea acestor date de către autoritățile publice respective respectă normele aplicabile în materie de protecție a datelor, în conformitate cu scopurile prelucrării;

„Operator” înseamnă persoană fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern;

„Încălcarea securității datelor cu caracter personal” înseamnă o încălcare a securității care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea sau divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea;

„Parte terță” înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau organism, altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator și persoanele care, sub directă autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal;

„Prelucrare” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

„Persoană împuternicită de operator” înseamnă persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau alt organism, care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului;

„Partener comercial” înseamnă orice societăți comerciale, persoane fizice autorizate, întreprinderi familiale, întreprinderi individuale sau orice alte entități, cu sau fără personalitate juridică, cu care Germina Agribusiness S.A. intră în relații de colaborare/parteneriat/conlucrare.

II. CATEGORII DE PERSOANE

Germina Agribusiness S.A. prelucrează datele cu caracter personal ale următoarelor categorii de persoane, în funcție de scopul prevăzut la art. IV:

angajați;
persoane fizice cu care Germina Agribusiness S.A. intră în relații de colaborare/parteneriat/conlucrare/comerciale (ex. membrii consiliului de administrație, parteneri comerciali etc);
persoane fizice, reprezentanți ai partenerilor cu care Germina Agribusiness S.A. intră în relații de colaborare/parteneriat/conlucrare;
asociați persoane fizice sau împuterniciți ai asociaților persoane fizice sau juridice;
avaliști;
orice persoană fizică care accesează site-ul Germina Agribusiness S.A., depune sau transmite o cerere/solicitare/lămurire/informare, cu privire la produsele și serviciile oferite/prestate sau cu privire la activitatea Germina Agribusiness S.A. (ex. foști angajați etc.).

III. DATE PRELUCRATE

Datele cu caracter personal care sunt prelucrate de Germina Agribusiness S.A. includ, fără a se limita la: nume, prenume, cod numeric personal, locul de naștere, data nașterii, adresa de domiciliu și/sau de corespondență, adresa e-mail, telefon, fax, numărul, seria, data eliberării, data încetării valabilității și autoritatea emitentă a actului de identitate (ex. carte de identitate, pașaport, carte de rezidență, permis de ședere etc.), contul bancar/conturile bancare (ex: numărul de cont, moneda contului, banca la care este deschis contul etc.), profesia/calitatea, experiența, specializarea, locurile de muncă anterioare, numele angajatorului anterior, starea civilă, situația medicală, abilități sau orice alte date furnizate în curiculum vitae, funcția, felul contractului de muncă, salariu/remunerație, dată angajării, dată încetării raporturilor de muncă, informații generale privind motivele încetării raporturilor de muncă, datele privind cazierul judiciar; aportul acționarilor în cadrul Germina Agribusiness S.A. (tipul aportului, cuantumul aportului, data subscrierii, data vărsării etc), cota de participare la beneficii și pierderi a acționarilor, date referitoare la drepturile și obligațiile acționarilor, informații privind participarea și modul de exercitare al votului acționarilor în cadrul adunărilor generale (data participării, locul participării, modul de exercitare al votului, dezbaterile/comentariile realizate cu ocazia ședinței etc), veniturile obținute de acționar de la Germina Agribusiness S.A. (ex: sumele plătite, cuantumul acestora, dată plății, natura acestora etc.), datele care permit, direct sau indirect, localizarea geografică a persoanelor fizice prin mijloace de comunicaţii electronice (ex: monitorizarea persoanelor și a bunurilor private prin utilizarea GPS-ului).

IV. SCOPUL PRELUCRĂRII

Germina Agribusiness S.A. prelucrează date cu caracter personal ale angajaților în scopul respectării clauzelor contractului de muncă, inclusiv descărcarea de obligațiile stabilite prin lege, al gestionării, planificării și organizării muncii, al egalității și diversității la locul de muncă, al asigurării sănătății și securității la locul de muncă, precum și în scopul exercitării și beneficierii, în mod individual sau colectiv, de drepturile și beneficiile legate de ocuparea unui loc de muncă, dar și în scopul încetării raporturilor de muncă.

Societatea prelucrează și date cu caracter personal ale reprezentaților partenerilor comerciali, persoane fizice, sau ale avaliștilor în scopul încheierii, respectării și executării clauzelor contractelor încheiate.

Societatea prelucrează și date cu caracter personal ale acționarilor în scopul respectării și executării clauzelor actului constituiv, dispozițiilor Legii nr. 31/1990 și a oricăror reglementări adoptate de către autoritați administrative autonome, de specialitate.

Societatea prelucrează și date cu caracter personal ale membrilor consiliului de administrație în scopul încheierii, respectării și executării clauzelor contractelor de administrare.

Prelucrarea datelor cu caracter personal, în alte scopuri decât scopurile pentru care datele cu caracter personal au fost inițial colectate, este permisă doar atunci când prelucrarea este compatibilă cu scopurile respective, pentru care datele cu caracter personal au fost inițial colectate.

În acest caz nu este necesar un temei juridic separat de cel pe baza căruia a fost permisă colectarea datelor cu caracter personal.

În situația în care prelucrarea urmează să fie realizată în numele Societății, aceasta va recurge doar la persoane împuternicite care oferă garanții suficiente pentru punerea în aplicare a unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate, astfel încât prelucrarea să respecte cerințele prevăzute de legislația în domeniu și să asigure protecția drepturilor persoanei vizate.

V. DURATA/PERIOADA PRELUCRĂRII

Datele cu caracter personal sunt prelucrate având în vedere raporturile de muncă, relațiile de comerț cu partenerii comerciali sau raporturile de drept societar.

Germina Agribusiness S.A. va prelucra și stoca datele cu caracter personal pe durata desfășurării relațiilor de muncă și după încheierea relațiilor, pe perioada necesară respectării legislații fiscale și contabile.

De asemenea, Germina Agribusiness S.A. va prelucra datele cu caracter personal ale partenerilor comerciali persoane fizice, ale reprezentanților partenerilor comerciali și ale avaliștilor pe perioada derulării și executării contractului/convenției, pe perioada derulării procedurilor judiciare sau extrajudiciare necesare recuperării debitelor pe care Germina Agribusiness S.A. le are împotriva acestora, indiferent dacă aceste proceduri sunt promovate de către Germina Agribusiness S.A. sau de către un terț, precum și pe perioada necesară respectării legislației fiscale și contabile.

Pentru acționării persoane fizice, pentru împuterniciții persoane fizice ai acționarilor persoane juridice sau persoane fizice, Germina Agribusiness S.A. va prelucra datele cu caracter personal pe perioada cât aceștia dețin și exercită aceste calități, precum și pe perioada necesară respectării legislației aplicabile (fiscale, contabile etc.).

VI. DESTINATARII

Este interzisă transmiterea datelor către un terț, exceptând situația în care persoana vizată își exprimă acordul în acest sens, în mod expres sau dacă această transmitere este necesară pentru îndeplinirea unei solicitări contractuale cu privire la persoana vizată, în toate cazurile transmiterea datelor către un terț fiind permisă în conformitate cu legislația națională.

Datele cu caracter personal pot fi comunicate/dezvăluite următorilor destinatari: persoana vizată, reprezentantul legal sau convențional al acesteia, personalul autorizat să efectueze prelucrarea datelor sau managementul Germina Agribusiness S.A., persoana împuternicită de Germina Agribusiness S.A., partenerii contractuali ai Germina Agribusiness S.A., autoritățile publice locale sau centrale, autoritățile judecătorești, executorii judecătorești sau ai oricărui organism național, societățile bancare, societățile de colectare a debitelor/recuperare a creanțelor, cabinetele individuale sau societățile de avocați cu care Societatea colaborează, firme de curierat, furnizori de servicii de date (hosting, cloud etc).

VII. DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

Persoanele ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate de către Germina Agribusiness S.A. sunt informate cu privire la scopurile, durata și perioada prelucrării.

Germina Agribusiness S.A. asigură persoanele ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate că va prelucra și va stoca aceste date cu respectarea legislației naționale sau europene privind protecția datelor cu caracter personal.

Totodată, Germina Agribusiness S.A. va furniza, la cerere, informații suplimentare persoanele ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate, pentru a asigura o prelucrare echitabilă și transparență cu privire la drepturile pe care acestea le au, conform legislației naționale sau europene.

De asemenea, persoanele ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate vor fi informate cu privire la riscurile, normele, garanțiile și drepturile în materie de prelucrare a datelor cu caracter personal și cu privire la modul în care pot să își exercite drepturile în legătură cu prelucrarea.

În cazul în care datele cu caracter personal referitoare la o persoană vizată sunt colectate de la aceasta, Germina Agribusiness S.A., în momentul obținerii acestor date cu caracter personal, furnizează persoanei vizate următoarele informații:

identitatea și datele sale de contact și, după caz, ale reprezentantului acesteia;
datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor, după caz;
scopurile în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, precum și temeiul juridic al prelucrării;
destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal.

În plus față de informațiile menționate în precedent, în momentul în care datele cu caracter personal sunt obținute, Germina Agribusiness S.A. furnizează persoanei vizate următoarele informații, suplimentare, necesare pentru a asigura o prelucrare echitabilă și transparentă:

perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili această perioada;
existența dreptului de a solicita Germina Agribusiness S.A., în ceea ce privește datele cu caracter personal referitoare la persoană vizată, accesul la acestea, rectificarea sau ștergerea acestora sau restricționarea prelucrării sau a dreptului de a se opune prelucrării, precum și a dreptului la portabilitatea datelor;
existența dreptului de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia, exprimat în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă în materie;
dreptul de a depune o plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal cu sediul în Mun. București, B-dul. G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1 și dreptul de a se adresa justiției;
dacă furnizarea de date cu caracter personal reprezintă o obligație legală sau contractuală sau o obligație necesară pentru încheierea unui contract, precum și dacă persoana vizată este obligată să furnizeze aceste date cu caracter personal și care sunt eventualele consecințe ale nerespectării acestei obligații.

În cazul în care datele cu caracter personal nu au fost obținute de la persoana vizată, Germina Agribusiness S.A. furnizează persoanei vizate următoarele informații:

identitatea și datele sale de contact și, după caz, ale reprezentantului acesteia;
datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor, după caz;
scopurile în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, precum și temeiul juridic al prelucrării;
categoriile de date cu caracter personal vizate;
destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal, după caz.

Pe lângă informațiile menționate în precedent, Germina Agribusiness S.A. furnizează persoanei vizate următoarele informații necesare pentru a asigura o prelucrare echitabilă și transparentă în ceea ce privește persoana vizată:

perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal sau, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru a stabili această perioada;
existența dreptului de a solicita Germina Agribusiness S.A., în ceea ce privește datele cu caracter personal referitoare la persoana vizată, accesul la acestea, rectificarea sau ștergerea acestora sau restricționarea prelucrării și a dreptului de a se opune prelucrării, precum și a dreptului la portabilitatea datelor;
existența dreptului de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia, exprimat în condițiile prevăzute în Regulament;
dreptul de a depune o plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal cu sediul în Mun. București, B-dul. G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1 și dreptul de a a se adresa justiției;
sursa din care provin datele cu caracter personal.

Germina Agribusiness S.A. furnizează informațiile menționate mai sus:

într-un termen rezonabil după obținerea datelor cu caracter personal, dar nu mai mare de o luna, ținându-se seama de circumstanțele specifice în care sunt prelucrate datele cu caracter personal;
dacă datele cu caracter personal urmează să fie utilizate pentru comunicarea cu persoana vizată, cel târziu în momentul primei comunicări către persoana vizată respectivă; sau
dacă se intenționează divulgarea datelor cu caracter personal către un alt destinatar, cel mai târziu la data la care acestea sunt divulgate pentru prima oară.

Persoana vizată are următoarele drepturi:

Dreptul de a fi informat;
Dreptul de acces;
Dreptul de rectificare;
Dreptul la ștergerea datelor (de a fi uitat);
Dreptul la restricționarea prelucrării;
Dreptul la portabilitatea datelor;
Dreptul la opoziție;
Dreptul de a depune plângere la autoritatea de supraveghere;
Dreptul de a se adresa justiției.

VIII. MĂSURI PRIVIND ANGAJAȚII ȘI PERSOANELE CARE SUNT DESEMNATE SĂ PRELUCREZE ȘI SĂ STOCHEZE DATE CU CARACTER PERSONAL, PRECUM ȘI MĂSURILE TEHNICE ȘI ORGANIZAȚIONALE PRIVIND PROTECȚIA ACESTORA

Germina Agribusiness S.A. nominalizează departamentele/persoanele care îndeplinesc atribuții de prelucrare de date cu caracter personal și care au acces la astfel de date.

Germina Agribusiness S.A. va semna cu angajații săi/persoanele care le prelucrează în numele Germina Agribusiness S.A., implicați/desemnați în îndeplinirea activităților de prelucrare, acorduri de confidențialitate privind datele cu caracter personal de care au luat cunoștință și privind respectarea proceselor interne implementate la nivelul societății pentru protecția datelor cu caracter personal.

Persoanele autorizate vor prelucra datele cu caracter personal și le pot accesa exclusiv în legătură cu îndeplinirea atribuțiilor de serviciu, iar datele cu caracter personal la care aceștia au acces vor putea fi citite, copiate, modificate sau eliminate în timpul activităților de prelucrare sau utilizare sau după înregistrarea acestora, în baza acordului primit.

Germina Agribusiness S.A. se va asigura, prin mijloace adecvate, asupra faptului că, în cursul activității de prelucrare, al transmiterii electronice, al transportului sau al înregistrării datelor cu caracter personal pe suport de date, acestea nu pot fi citite, copiate, modificate sau eliminate de către persoane neautorizate.

Totodată, Germina Agribusiness S.A. ia măsuri pentru a verifica și stabili unde urmează a fi transmise datele cu caracter personal prin intermediul echipamentelor de transmisiuni de date.

De asemenea, Germina Agribusiness S.A. ia măsuri împotriva distrugerilor sau pierderilor accidentale a datelor cu caracter personal.

Datele personale prelucrare sunt considerate confidențiale.

În vederea respectării principiului confidențialității datelor cu caracter personal, orice colectare, prelucrare sau utilizare neautorizată a acestor date de către angajații Germina Agribusiness S.A. sau de către persoanele care le prelucrează în numele Germina Agribusiness S.A., este interzisă.

Orice procesare de date efectuată de un angajat care nu a fost autorizat să o îndeplinească, că parte a îndatoririlor sale legitime, este neautorizată.

Angajații și persoanele împuternicite de Germina Agribusiness S.A. au acces la date personale numai după cum este adecvat pentru tipul și scopul sarcinii de serviciu sau obiectului contractului încheiat.

În scopul respectării prezenței, conducerea societății va adopta o politică de confidențialitate și de securitate a prelucrării datelor cu caracter personal.

IX. OBLIGAȚII ÎN CAZUL ÎNCĂLCĂRII SECURITĂȚII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În cazul în care încălcarea securității datelor cu caracter personal este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice, Germina Agribusiness S.A. informează persoană vizată fără întârzieri nejustificate cu privire la această încălcare.

Informarea persoanei vizate nu este necesară în cazul în care oricare dintre următoarele condiții este îndeplinită:

(a) Germina Agribusiness S.A. a implementat măsuri de protecție tehnice și organizatorice adecvate, iar aceste măsuri au fost aplicate în cazul datelor cu caracter personal afectate de încălcarea securității datelor cu caracter personal, în special măsuri prin care se asigură că datele cu caracter personal devin neinteligibile oricărei persoane care nu este autorizată să le acceseze, cum ar fi criptarea;

(b) Germina Agribusiness S.A. a luat măsuri ulterioare prin care se asigură că riscul ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate nu mai este susceptibil să se materializeze;

(c) Notificarea ar necesită un efort disproporționat. În această situație, se efectuează o informare publică sau se ia o măsură similară prin care persoanele vizate sunt informate într-un mod la fel de eficace.

În cazul în care are loc o încălcare a securității datelor cu caracter personal, Germina Agribusiness S.A. notifică acest fapt autorității de supraveghere competente, fără întârzieri nejustificate și, dacă este posibil, în termen de cel mult 72 de ore de la data la care a luat cunoștință de aceasta, cu excepția cazului în care este susceptibilă să genereze un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice. În cazul în care notificarea nu are loc în termen de 72 de ore, aceasta va fi însoțită de o explicație motivată din partea Germina Agribusiness S.A. privind motivele întârzierii.